Antes del primer cheque de pago de tu primer empleado, necesitas EIN, cuenta de retención estatal, registro de desempleo, workers' comp, W-4 e I-9 en archivo, y calendario de depósitos. Aquí está el orden, los formularios del IRS y estatales, y cómo hacerlo bien antes del día uno de nómina.
Por Qué el Orden de Configuración Importa
No puedes correr nómina hasta tener un EIN. No puedes presentar depósitos federales correctamente hasta conocer tu calendario de depósitos. No puedes retener impuesto estatal correctamente hasta que el estado te asigne un número de retención. No puedes pagar impuesto de desempleo hasta estar registrado con la agencia estatal de desempleo. No puedes legalmente emplear a alguien sin workers' compensation en la mayoría de los estados.
Estas no son tareas paralelas. Son secuenciales. Empieza con las de largo plazo primero, usa el tiempo de espera para las cortas, y sé realista: planea 3–4 semanas entre "quiero contratar" y "corre el primer cheque de pago".
Esta guía es la secuencia completa. Cada formulario. Cada fecha límite. Cada "no te saltes este paso".
Paso 1: Obtén tu Número de Identificación del Empleador (EIN) Federal
Formulario: SS-4 Dónde: irs.gov/EIN Tiempo: Mismo día online, 4 semanas por correo
Si tu negocio aún no tiene EIN, este es el punto de partida. Hasta las LLCs de un solo miembro que operaban bajo el SSN del dueño necesitan un EIN una vez que tienen empleados.
Aplica online en irs.gov/EIN (la herramienta online es gratis; cualquier servicio que te cobre por aplicar está revendiendo un formulario gubernamental gratuito). Recibirás el EIN inmediatamente en la pantalla de confirmación.
Errores Comunes
- Aplicar con el tipo de entidad equivocado: si eres una LLC tributada como S-Corp, el SS-4 pregunta por ambos. Elige la opción equivocada y tu EIN queda marcado con la clasificación incorrecta.
- Usar DBA en lugar de nombre legal: el IRS empata el EIN con el nombre legal de la entidad. Usa el nombre en tus Articles of Organization.
Paso 2: Regístrate para Retención de Impuesto Estatal
Dónde: Departamento de Ingresos de tu estado (o equivalente) Tiempo: 1–2 semanas en la mayoría de estados; a veces inmediato online
Cada estado con impuesto sobre ingresos requiere que los empleadores retengan impuesto estatal del salario del empleado y lo remitan en un calendario estatal. Necesitas un número de cuenta estatal de retención antes de poder presentar declaraciones estatales.
Los 9 estados sin impuesto estatal sobre ingresos son: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington*, Wyoming.** (*New Hampshire grava solo intereses/dividendos; Tennessee eliminó el impuesto sobre intereses/dividendos en 2021; Washington no tiene impuesto sobre ingresos pero sí sobre ganancias de capital para altos ingresos.)
Si estás en uno de los 41 estados con impuesto, regístrate en el Departamento de Ingresos estatal. El portal exacto varía — busca "[nombre de estado] employer withholding registration" para la URL actual. La mayoría de estados emite el número en 1–2 semanas.
Empleados Multi-Estado
Si algún empleado vive o trabaja en un estado distinto al de tu negocio, puede que necesites registrarte en ambos estados y aplicar la regla de reciprocidad correcta. Ve la lista de acuerdos de reciprocidad del estado — Pennsylvania tiene acuerdos con 6 vecinos; Illinois con 4; Michigan con 5. Estos acuerdos determinan dónde sucede la retención y dónde presenta el empleado su declaración personal.
Paso 3: Regístrate para Desempleo Estatal (SUTA) y Presenta Reportes de Nuevos Contratos
Dónde: Agencia estatal de desempleo (el nombre varía por estado — EDD en California, DUA en Massachusetts, DOL en New York) Tiempo: 1–3 semanas
El Impuesto Estatal de Desempleo (SUTA) es separado del federal (FUTA). Te registras con la agencia de desempleo estatal y recibes:
- Un número de cuenta de desempleo estatal
- Una tasa de experiencia inicial — los nuevos empleadores empiezan con una tasa (típicamente 2.5%–3.5%) que se ajusta después de 3 años según tu historial de reclamos
- Una base salarial estatal — el tope de salarios imponibles por empleado por año (varía por estado, a menudo $7,000–$50,000+)
Reporte de Nuevos Contratos (Separado, Obligatorio, Fecha Límite 20 Días)
Separado del registro SUTA, cada estado requiere que los empleadores reporten cada nuevo contrato dentro de 20 días de su fecha de inicio (algunos estados exigen 10 días). Esto no es opcional ni depende del sistema de nómina — es un requerimiento federal bajo el Personal Responsibility and Work Opportunity Act.
El reporte incluye el nombre del empleado, SSN, dirección y fecha de contratación. Se usa para aplicar órdenes de manutención infantil. Perder la fecha límite dispara multas pequeñas por empleado que se suman rápido en una auditoría estatal.
Paso 4: Consigue Seguro de Workers' Compensation
Dónde: Aseguradora aprobada por el estado o fondo estatal Tiempo: 1–3 semanas
Cada estado excepto Texas requiere que los empleadores con empleados tengan seguro de workers' compensation (Texas lo hace opcional pero permite que los empleados lesionados demanden por negligencia si el empleador no lo tiene). En los otros 49 estados más DC, el número de empleados que dispara el requerimiento varía:
- 1 empleado: Alaska, California, Delaware, Nebraska, New Hampshire, New Jersey, New Mexico, New York, Pennsylvania, Rhode Island, y otros — esencialmente universal en estos estados
- 3 empleados: Arkansas, Georgia, Michigan, Wisconsin, North Carolina
- 4 empleados: Florida (no-construcción), South Carolina
- 5 empleados: Alabama, Mississippi, Missouri
Las tasas se calculan como dólares por $100 de nómina por clasificación de trabajo. Construcción puede ser $10+ por $100; trabajo de oficina a menudo menos de $0.50. Tu corredor de seguros o el fondo estatal genera una cotización una vez que proveas clases de trabajo y nómina estimada.
Paso 5: Colecta los Formularios de Cada Empleado Antes del Día Uno
Estos formularios deben completarse antes o en el primer día de trabajo.
Formulario I-9 (Employment Eligibility Verification)
Sección 1: completada por el empleado en o antes de su primer día de trabajo. Sección 2: completada por el empleador dentro de 3 días hábiles del primer día del empleado.
El empleador debe inspeccionar físicamente (o verificar vía procedimiento remoto autorizado) los documentos de identidad y autorización de trabajo del empleado (pasaporte US, o una combinación de licencia de conducir + Social Security card, o una de varias combinaciones aceptables).
Retención: guarda los I-9s por 3 años después de la fecha de contratación, o 1 año después de la terminación, lo que sea más tarde. ICE puede auditar en cualquier momento con 3 días de aviso.
Formulario W-4 (Employee's Withholding Certificate)
El empleado te dice cuánto impuesto federal retener. El rediseño de 2020 eliminó las exenciones personales — los empleados ahora declaran dependientes, otros ingresos y ajustes en montos en dólares.
Si el empleado no envía W-4, el IRS requiere que retengas como Soltero sin ajustes (la retención default más alta). Ese es un piso de cumplimiento, no una recomendación — recuerda al empleado enviar su W-4 o estará sobre-retenido. El IRS publica el formulario en español como W-4(SP) para empleados hispanohablantes.
Formulario Estatal de Retención
La mayoría de estados con impuesto sobre ingresos tiene su propio equivalente del W-4 (CA DE-4, NY IT-2104, GA G-4, etc.). Colecta esto en paralelo con el W-4 federal.
Autorización de Depósito Directo
Opcional pero estándar. El empleado provee un cheque nulo o una autorización ACH firmada con su número de ruta y cuenta.
Carta de Oferta, Contrato de Empleo, Acuerdo de No Divulgación, Asignación de IP
No son formularios de nómina per se, pero cada paquete del primer día debería incluirlos para que tus registros estén completos.
Paso 6: Determina tu Calendario Federal de Depósitos
Formulario: Formulario 941 (trimestral); depósitos por EFTPS
El IRS te asigna un calendario de depósitos mensual o semi-semanal basado en tu período de retrospección — la responsabilidad fiscal total en los 4 trimestres terminando el 30 de junio del año anterior.
- $50,000 o menos en período de lookback → depositante mensual (deposita antes del día 15 del mes siguiente)
- Más de $50,000 → depositante semi-semanal
- Días de pago Mié/Jue/Vie → deposita antes del siguiente miércoles
- Días de pago Sáb/Dom/Lun/Mar → deposita antes del siguiente viernes
- $100,000+ en la responsabilidad de un solo día → requerido depósito el siguiente día hábil, te vuelves semi-semanal por el resto del año y todo el año calendario siguiente
Como empleador nuevo sin historial de lookback, empiezas como depositante mensual. Si tu responsabilidad excede $50,000 en cualquier trimestre, puede que necesites transicionar.
Configura EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) inmediatamente — es la única forma de hacer depósitos federales de impuestos. El registro toma 5–7 días hábiles y requiere tu EIN.
Para un desglose completo de las reglas federales de depósito y tracks de multa, ve nuestra guía de cumplimiento del Formulario 941.
Paso 7: Configura el Software de Nómina
A este punto deberías tener:
- ✅ EIN (Paso 1)
- ✅ Número de cuenta de retención estatal (Paso 2)
- ✅ Número de cuenta de desempleo estatal (Paso 3)
- ✅ Póliza de workers' comp (Paso 4)
- ✅ W-4, I-9, W-4 estatal, info de depósito directo de cada empleado (Paso 5)
- ✅ Calendario federal de depósitos confirmado (Paso 6)
Ahora configura tu sistema de nómina con:
- EIN del empleador, nombre legal, dirección
- Cada estado donde tengas empleados (retención + SUTA + impuesto local donde aplique)
- Data del W-4 de cada empleado y elecciones de beneficios pre-impuesto (401(k), HSA, Sección 125)
- Frecuencia de pago (semanal, bi-semanal, quincenal, mensual)
- Códigos de clase workers' comp por empleado (para cálculos de experience-mod)
Configura Impuestos del Lado del Empleador
- FICA: 6.2% SS (hasta el tope anual) + 1.45% Medicare
- FUTA: 6.0% sobre los primeros $7,000 por empleado, compensado por crédito estatal hasta tasa efectiva 0.6% en la mayoría de estados
- SUTA: tasa de experiencia asignada por el estado sobre la base salarial estatal
Paso 8: Corre tu Primera Nómina
Antes de correr la primera nómina real:
- Haz una corrida de prueba con un solo empleado. Verifica el bruto, cada retención, y el neto empatan con lo que esperas a mano.
- Verifica el depósito directo con un pre-note o depósito de prueba si tu banco lo soporta.
- Fondea la cuenta bancaria de nómina con suficiente para salario bruto + impuestos del lado del empleador.
- Confirma que el depósito al EFTPS está programado.
Corre nómina. Revisa totales. Aprueba. Los depósitos directos procesan durante la noche. Los pay stubs van a los empleados.
Paso 9: Mantente al Día con el Calendario
| Frecuencia | Presentación |
|---|---|
| Por nómina | Depósito federal (mensual o semi-semanal), depósito estatal, pay stubs |
| Mensual | Declaración estatal de retención (algunos estados) |
| Trimestral | Formulario 941 (federal), declaración estatal de retención (la mayoría), declaración estatal de desempleo (SUTA) |
| Anual | Formulario 940 (desempleo federal), W-2 + W-3 a empleados y SSA (antes del 31 de enero), equivalentes estatales del W-2 |
| Según necesidad | W-2c (W-2 corregido), 941-X (941 enmendado), reportes de nuevo contrato para nuevos empleados |
Perderse cualquiera de estos dispara multas. Para tracks de multa y tasas, ve nuestra guía de cumplimiento del Formulario 941.
Errores Comunes del Primer Año
Mal-Clasificar Empleados como Contratistas
La forma más rápida de crear una crisis retroactiva de nómina es pagar a trabajadores en 1099-NEC cuando deberían ser W-2. El IRS aplica una prueba de tres factores (control conductual, control financiero, relación) más la prueba de common-law. California usa la prueba ABC más estricta. Si el IRS o estado reclasifica a un contratista como empleado, debes impuestos de nómina atrasados más multas — a menudo retroactivo al primer pago.
Tratar al Dueño como Empleado Incorrectamente
- Sole proprietors y LLCs de un miembro (default): NO se ponen en nómina. Su ingreso pasa por Schedule C.
- Dueños de S-Corp: DEBEN tomar un "salario razonable" en W-2 antes de cualquier distribución. El IRS audita esto agresivamente.
- Dueños de C-Corp: nómina es normal; son empleados W-2 como cualquier otro.
Perder el 941 del Primer Trimestre
Tu primer 941 vence al final del mes después del primer trimestre que tengas salarios. Aún si los salarios son $0 (configuraste nómina pero no corriste), puede que necesites presentar un 941 en $0 si estás registrado.
Registro Estatal Antes del Federal
Necesitas el EIN antes de la mayoría de registros estatales. Empezar aplicaciones estatales antes de que se emita el EIN pierde tiempo.
Cómo Pleelo Acelera la Configuración del Nuevo Empleador
El módulo de HR de Pleelo tiene un onboarding guiado que recorre la secuencia de arriba:
Rastreo de EIN y registro estatal: Pleelo no te deja correr nómina hasta que las cuentas requeridas (EIN federal, retención estatal, desempleo estatal) estén pobladas. El dashboard muestra cuáles cuentas están confirmadas y cuáles pendientes.
Workflow de onboarding de empleados: links de self-service le permiten al empleado completar W-4, I-9 Sección 1, W-4 estatal, depósito directo, y elecciones de beneficios desde su teléfono. La Sección 2 del I-9 la completa HR dentro de 3 días.
Automatización del reporte de nuevo contrato: cuando se agrega un empleado nuevo, Pleelo genera el reporte estatal de nuevo contrato automáticamente y guarda la confirmación de envío.
Manejo del calendario de depósitos: Pleelo detecta si eres mensual o semi-semanal basado en tu período de lookback, aplica las reglas correctas de depósito después de cada nómina, y te recuerda antes de cada fecha límite.
Soporte multi-estado: empleados en cualquiera de los 41 estados con impuesto sobre ingresos o los 50 sistemas estatales de desempleo se manejan con tasas y formularios correctos.
Rastreo de código de clase workers' comp: cada empleado tiene su código de clase workers' comp; los reportes de auditoría de fin de año empatan con las expectativas de la aseguradora.
Presentaciones trimestrales y anuales completas: Formulario 941, Formulario 940, equivalentes estatales, generación de W-2/W-3 se producen todos desde el sistema.
¿Listo para Contratar?
Configurar nómina US correctamente la primera vez es más barato que arreglarla después de un aviso del 941, una auditoría estatal, o una inspección I-9. La secuencia no es complicada, pero cada paso tiene una fecha límite — y las fechas se encadenan.
El módulo de HR de Pleelo guía a los empleadores nuevos por la secuencia completa, desde el registro del EIN hasta la primera nómina, con presentaciones estatales y federales como subproducto de correr nómina correctamente.
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Tres a cuatro semanas desde la decisión hasta el primer cheque, hecho bien. Todo rastreado. Cada fecha límite cumplida.
