Guía completa para configurar tu almacén en Pleelo — desde crear ubicaciones y catálogo de productos hasta registrar stock inicial, recibir mercancía y monitorear inventario.
La Buena Gestión de Inventario Comienza Antes de la Primera Venta
La mayoría de las empresas configuran su sistema de almacén después de que empiezan los problemas: venden un producto que no tienen, no encuentran dónde está almacenado algo, o descubren stock faltante durante un conteo físico sin ningún registro de a dónde fue.
Un sistema de almacén correctamente configurado previene todos estos problemas. Y al contrario de lo que la mayoría espera, la configuración no es complicada — solo necesita hacerse en el orden correcto.
Esta guía te lleva por cada paso de la configuración del almacén en Pleelo, desde ubicaciones físicas hasta el monitoreo de alertas de stock.
Antes de Comenzar
Antes de tocar cualquier configuración, invierte 10 minutos respondiendo estas preguntas:
- ¿Cuántas ubicaciones físicas tienes? ¿Un almacén, varios, o solo estantes en una habitación?
- ¿Rastreas el almacenamiento por ubicación dentro de un almacén? (ej., Estante A1, Estante B3, Almacén Frío)
- ¿Cómo está organizado tu catálogo de productos? ¿Tienes categorías? ¿Variantes (tallas, colores)?
- ¿Qué unidad de medida usas? Unidades, kilogramos, litros, cajas, metros.
- ¿Tienes stock existente? Si sí, necesitarás registrar cantidades de apertura.
- ¿Quiénes son tus principales proveedores? Los querrás en el sistema antes de crear órdenes de compra.
Las respuestas moldean cómo configuras Pleelo. La mayoría de las pequeñas empresas tienen un almacén, categorías de productos y unidades — lo que hace la configuración directa.
Paso 1: Crea Tu(s) Almacén(es)
Ve a Inventario → Almacenes → Nuevo Almacén.
Campos obligatorios:
- Nombre del almacén — Algo descriptivo: "Almacén Principal," "Sala de Exhibición," "Cámara Fría"
- Dirección — Ubicación física (importante si tienes múltiples sitios)
- Responsable — Quién es responsable de esta ubicación
Si tienes una sola ubicación física donde se almacena todo tu stock, solo necesitas un registro de almacén. Si operas desde múltiples ubicaciones físicas — un almacén principal y una tienda satélite, por ejemplo — crea un registro por ubicación física.
Ubicaciones del Almacén (Sub-ubicaciones)
Dentro de cada almacén, puedes definir sub-ubicaciones: pasillos, estantes, cajones o zonas de almacenamiento. Esto es opcional pero poderoso si necesitas saber exactamente dónde dentro de un almacén está almacenado un producto específico.
Para agregar sub-ubicaciones, abre el registro del almacén y haz clic en Agregar Ubicación:
- Código de ubicación — Un identificador corto como "A1," "ESTANTE-B3" o "FRIO-1"
- Nombre de ubicación — Una etiqueta descriptiva
- Tipo de ubicación — Almacenamiento, área de recepción, despacho, etc.
Para pequeñas empresas con una sola habitación o planta abierta, puedes omitir las sub-ubicaciones completamente y usar solo el nivel del almacén.
Paso 2: Construye Tu Catálogo de Productos
Un catálogo de productos bien organizado es la columna vertebral de la gestión de inventario. Ve a Inventario → Productos → Nuevo Producto.
Configurar Categorías de Productos Primero
Antes de agregar productos, crea tus categorías. Ve a Inventario → Categorías de Productos → Nueva Categoría.
Las categorías te ayudan a:
- Filtrar informes de stock por tipo de producto
- Aplicar configuraciones consistentes (tasas de impuesto, unidades) a un grupo
- Generar informes de compras por categoría
Para un negocio minorista, las categorías típicas podrían ser: Electrónica, Ropa, Alimentos y Bebidas, Material de Oficina. Para un negocio de manufactura: Materias Primas, Empaques, Productos Terminados.
Agregar Productos
Campos obligatorios:
- Nombre del producto — Claro y específico. "Silla de Oficina, Negra, Ajustable" no simplemente "Silla."
- SKU / código de producto — Tu identificador interno. Si no tienes uno, Pleelo puede generarlo automáticamente. Mantenlo corto y significativo (ej., "SLL-NGR-AJU-001").
- Categoría — Selecciona entre las categorías que acabas de crear
- Unidad de medida — Unidad, kg, litro, caja, metro, etc.
- Precio de compra — Lo que pagas para adquirir este producto (precio de costo)
- Precio de venta — Tu precio de venta estándar (puede sobreescribirse por factura/orden)
- Tasa de impuesto — ITBIS (18%) o exento, según el producto
Campos específicos de inventario:
- Nivel mínimo de stock — Cuando el stock cae por debajo de esto, Pleelo dispara una alerta de stock bajo. Establécelo reflexivamente — debe reflejar tu tiempo de espera de reposición. Si tarda 2 semanas recibir una reposición, establece el mínimo en tu tasa de consumo de 2 semanas.
- Cantidad de reorden — Cuánto pedir cuando reabasteces. Esto pre-completa las órdenes de compra.
- Rastrear inventario — Activa esto para productos físicos. Si es un servicio, desactívalo (los servicios no tienen stock).
- Almacén predeterminado — Dónde se almacena típicamente este producto
Opcional pero útil:
- Código de barras — Si usas un lector de código de barras en punto de venta o recepción
- Proveedor — Vincula este producto a su proveedor habitual para generación de órdenes de compra con un clic
- Imágenes del producto — Ayuda con la identificación, especialmente si tienes productos que se ven similares
- Descripción — Descripción detallada que aparece en facturas y cotizaciones
Guarda el producto. Repite para cada SKU en tu catálogo.
Gestionar Variantes de Productos
Si vendes productos que vienen en variantes (una camiseta en S/M/L/XL, o un cable en 1m/2m/5m), usa la función Variantes. Agrega el producto base, luego define atributos de variante (Talla, Longitud, Color) y valores. Pleelo crea un registro de inventario separado para cada combinación de variantes, así rastreás el stock de S/M/L/XL de forma independiente.
Paso 3: Registra el Stock Inicial
Tienes tu almacén y catálogo de productos. Ahora necesitas decirle a Pleelo cuánto stock tienes actualmente.
Ve a Inventario → Conteo de Stock → Nuevo Conteo.
Configura el conteo inicial:
- Tipo — Selecciona "Configuración Inicial" o "Conteo Completo"
- Almacén — Selecciona el almacén que estás contando
- Fecha — La fecha de hoy (o la fecha desde la cual son válidos tus conteos)
El sistema genera una hoja de conteo que lista todos tus productos con una columna "Cantidad Actual" (mostrando 0 para productos nuevos) y una columna "Cantidad Contada" para que la completes.
Ingresa la cantidad real que tienes para cada producto. Usa un conteo físico — camina por tu almacén y cuenta lo que ves. No estimes desde hojas de cálculo antiguas; este conteo inicial se convierte en tu registro de referencia.
Cuando todas las cantidades estén ingresadas, haz clic en Enviar Conteo. Pleelo crea las transacciones de stock iniciales, y tus productos ahora tienen cantidades reales.
A partir de este punto, cada orden de compra recibida, cada venta, cada ajuste manual actualiza estas cantidades automáticamente.
Paso 4: Crea Tu Primera Orden de Compra
Cuando necesites reabastecer, ve a Inventario → Órdenes de Compra → Nueva Orden de Compra.
Campos obligatorios:
- Proveedor — Selecciona el proveedor al que le estás ordenando. Si aún no está en el sistema, agrégalo en Contactos → Proveedores → Nuevo Proveedor.
- Fecha de entrega esperada — Cuándo esperas que llegue el pedido. Pleelo lo usa para planificación.
- Almacén — Dónde se recibirán los bienes
Agregar líneas de detalle:
Haz clic en Agregar Producto, selecciona el producto de tu catálogo e ingresa:
- Cantidad ordenada
- Precio de compra por unidad (auto-completado del registro del producto, anula si se negoció diferente)
Agrega todos los productos que estás ordenando. El total de la orden de compra se calcula automáticamente.
Opcional:
- Número de referencia — El número de cotización o factura pro-forma de tu proveedor
- Notas — Instrucciones especiales de entrega, información de aduanas, etc.
Haz clic en Guardar para crear la orden de compra como borrador. Cuando estés listo para colocar formalmente el pedido, haz clic en Confirmar Orden — el OC queda bloqueado y el proveedor puede recibir una copia en PDF.
Paso 5: Recibe la Mercancía
Cuando llegan los bienes, los recibes en Pleelo. Abre la orden de compra y haz clic en Recibir Mercancía.
Verás un formulario de recepción con cada producto en el pedido:
- Cantidad ordenada (del OC)
- Cantidad recibida (ingresa lo que realmente llegó)
No tienen que coincidir. Si pediste 100 unidades y solo llegaron 80, ingresa 80. Pleelo marca las 20 restantes como pendientes y mantiene el OC abierto para una recepción parcial.
Para cada artículo, también puedes opcionalmente registrar:
- Número de lote — Importante para alimentos, farmacéuticos o cualquier producto con requisitos de trazabilidad
- Fecha de vencimiento — Para perecederos
- Ubicación de almacenamiento — Cuál sub-ubicación específica en el almacén recibirá estos bienes
Haz clic en Confirmar Recepción. Pleelo:
- Agrega las cantidades recibidas a tu inventario
- Actualiza el estado de la orden de compra
- Crea una cuenta por pagar al proveedor por el monto de la factura
- Registra la transacción de recepción para propósitos de auditoría
Tus niveles de stock ahora están actualizados.
Paso 6: Monitorea Niveles de Stock y Alertas de Stock Bajo
Con el inventario en movimiento — productos vendiéndose, stock recibiéndose — el monitoreo se vuelve rutinario.
Panel de Niveles de Stock
Ve a Inventario → Resumen para una vista en tiempo real:
- Productos por debajo del nivel mínimo de stock (resaltados en rojo)
- Productos aproximándose al nivel mínimo (resaltados en ámbar)
- Productos más vendidos en este período
- Productos sin movimiento (de lenta rotación)
Alertas de Stock Bajo
Cuando la cantidad de un producto cae por debajo del mínimo que configuraste, Pleelo envía una notificación al responsable del almacén y el producto aparece en la cola de Alertas de Reorden.
Haz clic en Crear OC directamente desde una alerta para generar automáticamente una orden de compra para ese producto con la cantidad de reorden preconfigurada. Te ahorra tener que reconstruir el pedido desde cero cada vez.
Informes de Movimiento de Stock
Ve a Informes → Inventario para historial detallado de movimiento de stock:
- Cada transacción entrante (recepciones de órdenes de compra, ajustes manuales)
- Cada transacción saliente (órdenes de venta, retiros manuales)
- Valoración a precio de costo y precio de venta
- Informes de rotación de stock (útil para identificar stock muerto)
Mejores Prácticas para la Gestión Continua de Inventario
Realiza conteos periódicos de stock. Incluso con un sistema perfecto, los conteos físicos deben ocurrir regularmente. Mensualmente para artículos de alto valor, trimestralmente para el catálogo completo. Las discrepancias se vuelven menores y más fáciles de investigar cuando cuentas con frecuencia.
Investiga cada ajuste. Cuando necesites ajustar manualmente el inventario fuera de una orden de compra o venta, siempre registra un motivo. "Encontradas 3 unidades extra en la bodega trasera" o "2 unidades dañadas durante la entrega" crea una pista de auditoría.
Mantén el catálogo de productos limpio. Archiva productos que ya no vendes en lugar de dejarlos activos. Un catálogo desordenado hace que las órdenes de compra, conteos de stock e informes sean más difíciles de usar.
Vincula productos a proveedores preferidos. Conectar cada producto a su proveedor habitual significa que Pleelo puede enrutar automáticamente las sugerencias de reabastecimiento a la orden de compra correcta. También facilita comparar precios de proveedores a lo largo del tiempo.
¿Listo para Configurar Tu Almacén?
Un almacén correctamente configurado en Pleelo toma alrededor de una hora para un catálogo de 50–100 productos. Después de eso, cada transacción — venta, compra, devolución, ajuste — actualiza tu stock automáticamente. Sin más hojas de cálculo manuales, sin más sorpresas de inventario.
Configura Tu Módulo de Inventario →
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