Cómo configurar un embudo de ventas en el CRM de Pleelo — define etapas, agrega prospectos, configura formularios de captura, mueve oportunidades y conviértelas en clientes.
Tu Proceso de Ventas Necesita un Sistema
La mayoría de las pequeñas empresas gestionan su embudo de ventas de la misma forma en que gestionan su facturación: con memoria, hilos de correo y chats de WhatsApp. Alguien llena un formulario en tu sitio web. Respondes. Pasan algunas semanas. Olvidas hacer seguimiento. Se van con la competencia.
Un embudo de ventas no evita que pierdas negocios — nada puede garantizar eso. Pero sí asegura que nunca pierdas un negocio porque olvidaste que alguien existía.
El módulo CRM de Pleelo te da un embudo estructurado donde cada prospecto tiene un estado, un historial y una próxima acción. Esta guía te muestra cómo configurarlo y ponerlo a trabajar.
Entendiendo el Ciclo de Vida de un Prospecto
Antes de construir tu embudo, es útil entender el ciclo de vida natural de un prospecto en un negocio B2B o de servicios típico:
- Primer contacto — Alguien se comunica, llena un formulario, o es presentado a tu negocio
- Calificación — Determines si es un cliente realista (ajuste correcto, presupuesto adecuado, momento oportuno)
- Compromiso — Presentas, demuestras o envías una propuesta
- Decisión — Están evaluando tu oferta frente a alternativas
- Cierre — Ganado (se convierte en cliente) o Perdido (fue con otro)
Las etapas de tu embudo deben reflejar este ciclo de vida. No necesitan ser complejas — cinco etapas generalmente son suficientes para una pequeña empresa.
Paso 1: Familiarízate con el Ciclo de Vida en Pleelo
Cuando abres CRM → Prospectos por primera vez, Pleelo te da un tablero Kanban predeterminado con etapas básicas. Estas son un punto de partida, no una restricción.
La vista de tablero muestra cada prospecto como una tarjeta. Las tarjetas tienen:
- Nombre del prospecto y empresa
- Valor esperado (si está configurado)
- Miembro del equipo asignado
- Fecha de última actividad
- Etapa
La vista de lista muestra los mismos datos en filas — útil para filtrar y ordenar por valor, etapa o antigüedad.
Antes de comenzar a agregar prospectos, personaliza el embudo para que coincida con cómo funciona tu negocio.
Paso 2: Crea las Etapas de Tu Embudo
Ve a CRM → Configuración → Etapas del Embudo para gestionar tus etapas.
Etapas Predeterminadas Recomendadas para un Negocio de Servicios
- Prospecto — Tienes sus datos de contacto pero aún no has hecho primer contacto
- Contactado — Te has comunicado y estás esperando respuesta, o tuviste una conversación inicial
- Calificado — Has confirmado que es un cliente viable (necesidad real, presupuesto realista)
- Propuesta Enviada — Has enviado una cotización o propuesta y estás esperando una decisión
- Cerrado Ganado — Contrato firmado, cliente creado
- Cerrado Perdido — Fueron con otro o dejaron de responder
Cómo Agregar una Etapa
Haz clic en Agregar Etapa, ingresa el nombre, elige un color (ayuda con el escaneo visual) y establece el orden. Arrastra las etapas para reordenarlas.
Para cada etapa, también puedes configurar:
- Probabilidad de cierre — Usada si deseas cálculos de valor del embudo ponderado (ej., Prospecto = 10%, Propuesta Enviada = 50%, Cerrado Ganado = 100%)
- Campos requeridos — Obliga a cierta información antes de que un prospecto pueda avanzar a esta etapa (ej., no puede entrar a "Propuesta Enviada" sin un monto cotizado)
- Acciones automáticas — Activar una notificación o tarea cuando un prospecto entra a esta etapa
Comienza Simple
El mayor error en la configuración de CRM es crear demasiadas etapas. Si tienes 8 etapas para un proceso de ventas que toma 2 semanas, nunca lo mantendrás actualizado. Comienza con 5–6 etapas y agrega más solo cuando sientas la fricción de no tenerlas.
Paso 3: Agrega Tus Primeros Prospectos
Con tus etapas definidas, es momento de agregar prospectos. Ve a CRM → Prospectos → Nuevo Prospecto.
Campos principales:
- Nombre del prospecto — La persona con quien estás tratando
- Empresa — La organización (si es B2B)
- Correo electrónico — Correo de contacto principal
- Teléfono — Opcional pero útil para programar seguimientos
- Fuente — Cómo te encontraron (sitio web, referido, prospección, evento, etc.)
- Valor esperado — Tu estimado del valor del negocio. Incluso una estimación aproximada (¿RD$50,000?) te ayuda a priorizar qué prospectos merecen más tiempo.
- Etapa del embudo — Dónde en el embudo se encuentran actualmente
- Asignado a — Qué miembro del equipo es responsable de este prospecto
Opcional pero valioso:
- Fecha esperada de cierre — Cuándo esperas que se resuelva este negocio
- Notas — Contexto de la primera conversación: qué necesitan, su principal preocupación, su cronograma
- Etiquetas — Categoriza prospectos por industria, tipo de servicio o campaña
Haz clic en Guardar. El prospecto aparece en tu tablero de embudo en la etapa asignada.
Agregar Múltiples Prospectos
Si estás migrando desde una hoja de cálculo u otro CRM, usa CRM → Importar Prospectos para subir un CSV. Descarga la plantilla, mapea tus columnas e importa. Revisa la vista previa de importación cuidadosamente antes de confirmar — la detección de duplicados se ejecuta automáticamente, pero verifica que haya captado todo.
Paso 4: Configura un Formulario de Captura de Prospectos
Agregar prospectos manualmente funciona para prospección saliente, pero para prospectos entrantes — personas que llenan tu formulario del sitio web — quieres que aparezcan en Pleelo automáticamente.
Ve a CRM → Formularios de Captura → Nuevo Formulario.
Configura el formulario:
- Nombre del formulario — Identificador interno (ej., "Formulario de Contacto Web", "Formulario de Solicitud de Cotización")
- Campos — Elige qué información recopilar. Como mínimo: nombre, correo, teléfono. Agrega interés en servicio, rango de presupuesto o cómo se enteraron si tu proceso de ventas se beneficia de ello.
- Etapa predeterminada — ¿En qué etapa deben comenzar los nuevos prospectos de este formulario? (Normalmente "Prospecto" o "Contactado")
- Asignado a — Qué miembro del equipo recibe notificación cuando se envía este formulario
- Mensaje de confirmación — Lo que ve la persona después de enviar
Pleelo genera un código de inserción (fragmento HTML) y una URL directa para el formulario.
Insertar el Formulario
Agrega el código de inserción a la página de contacto de tu sitio web, páginas de servicios o páginas de destino. Cuando alguien lo complete, Pleelo crea un registro de prospecto automáticamente y notifica al miembro del equipo asignado.
Si no tienes sitio web o necesitas una URL de formulario independiente, usa el enlace directo — compártelo en redes sociales, en campañas de correo o en tu bio de WhatsApp Business.
Paso 5: Mueve Prospectos por las Etapas
Un embudo solo funciona si se mantiene actualizado. La regla es simple: después de cada interacción significativa con un prospecto, actualiza su etapa y registra la actividad.
Mover un Prospecto
En la vista de tablero Kanban, arrastra la tarjeta del prospecto a la nueva etapa. Eso es todo.
En la vista de detalle del prospecto, usa el selector de etapa en la parte superior para cambiar la etapa y agrega una nota sobre por qué cambió (opcional pero recomendado para contexto del equipo).
Registrar Actividades
Cada vez que llames, envíes un correo o te reúnas con un prospecto, regístralo. Ve al registro del prospecto, abre la pestaña Actividad y haz clic en Registrar Actividad.
Elige el tipo:
- Llamada telefónica
- Correo enviado
- Reunión
- Demostración
- Propuesta enviada
- Otro
Agrega una nota breve sobre lo que se discutió y qué pasa a continuación. Esto crea un historial cronológico que puedes revisar en cualquier momento.
Establecer Tareas de Seguimiento
Después de cada interacción, establece una tarea de seguimiento. Haz clic en Agregar Tarea en el registro del prospecto e ingresa:
- Qué debe ocurrir (ej., "Enviar cotización revisada")
- Quién es responsable
- Cuándo vence
Pleelo muestra las tareas vencidas en tu panel de control para que nada se escape.
Paso 6: Convierte un Prospecto en Cliente
Cuando un prospecto cierra y se convierte en cliente, el último paso en Pleelo es la conversión.
Abre el registro del prospecto, cambia la etapa a Cerrado Ganado y haz clic en Convertir a Cliente.
Pleelo crea un registro de cliente automáticamente, copiando toda la información de contacto del prospecto. El registro del prospecto permanece para el historial (para que puedas ver cuánto tardó en cerrar, de qué fuente vino, etc.), pero la persona ahora está en tu base de datos de clientes y puede ser facturada.
Desde el nuevo registro de cliente, haz clic en Crear Factura para comenzar a facturar de inmediato.
Cerrar Prospectos Perdidos
Cuando un prospecto se enfría o elige a la competencia, cambia la etapa a Cerrado Perdido y registra un motivo:
- Presupuesto muy bajo
- Fue con la competencia
- Momento no adecuado
- Sin respuesta
Estos datos alimentan tu análisis del embudo y te ayudan a entender qué fuentes de prospectos y etapas tienen las tasas de abandono más altas — información sobre la que puedes actuar.
Leyendo Tu Panel de CRM
Con prospectos fluyendo por tu embudo, el Panel de CRM te muestra:
- Valor total del embudo — Suma de todos los valores esperados de prospectos abiertos
- Valor ponderado del embudo — Ajustado por probabilidad de cierre por etapa
- Prospectos por etapa — Cuántos hay en cada etapa
- Tiempo promedio en etapa — Dónde tienden a estancarse los prospectos
- Tasa de cierre — Porcentaje de negocios cerrados que fueron Ganados vs. Perdidos
- Principales fuentes — Qué fuentes de prospectos producen más clientes cerrados
Revisa este panel semanalmente. Si ves prospectos acumulándose en "Propuesta Enviada" por 30+ días, eso es una señal de que tu cadencia de seguimiento necesita trabajo. Si una fuente de prospectos en particular consistentemente convierte en clientes, invierte más en ella.
¿Listo para Construir Tu Embudo?
Configurar un embudo de ventas en Pleelo es una tarea de 10 minutos que rinde dividendos cada semana. No más preguntarte en qué estado está un prospecto, no más seguimientos perdidos, no más negocios perdidos por caos organizacional.
Configura Tu Embudo de Ventas →
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